REGOLAMENTO DELLE SEDI PERIFERICHE

REGOLAMENTO PER IL FUNZIONAMENTO E LA GESTIONEDELLE SEDI PERIFERICHE DELL’ASSOCIAZIONE “ESPERTI IN PROTEZIONE CIVILE-OdV”

In applicazione dell’articolo 20, dello Statuto socialeApprovato dalla Assemblea Generale dei Soci del 18 Luglio 2020

Art. 1. – FINALITA’ ED AMBITO DI APPLICAZIONE

1.1.Con il presente regolamento  ESPERTI IN PROTEZIONE CIVILE OdV.(di seguito EPC) disciplina  l’attività  e  la  conduzione  delle proprie  Sedi  periferiche,  ad  esclusione  delle  attività  economiche  e  patrimoniali che sono disciplinate da apposito regolamento.

1.2. Le condizioni contenute nel presente regolamento sono vincolanti per  tutti  gli  associati dell’ EPC. I componendi l’Organo di Amministrazione non possono assumere cariche nelle sedi periferiche.

1.3.Ai sensi dell’articolo 20 dello Statuto sociale, le sedi periferiche dell’EPC sono dotate di autonomia progettuale, organizzativa  e di autonomia amministrativa nei limiti delle risorse localmente disponibili.

1.4. Le Sedi periferiche sono prive di autonoma personalità giuridica, patrimoniale o contrattuale. Per l’esercizio di tali attività esse devono fare riferimento alle norme ed alle procedure di pertinenza dell’Organismo di Amministrazione dell’Associazione.

1.5. Le Sedi periferiche sono organizzate secondo le modalità previste  dal presente regolamento ed  esercitano  la  propria  attività  in  base  ai  principi  della  partecipazione  dei  soci  alle attività locali,  della  correttezza  amministrativa,  della  trasparenza  e  del  corretto  perseguimento  degli scopi sociali dell’EPC.

1.6. I responsabili delle Sedi periferiche non possono assumere  posizioni  esterne, proporre    documenti    formali    o    intervenire    in    forma    pubblica,    anche    sugli    organi    di informazione,  con  atti  e  documenti  che  risultino  in  contrasto  con  le  direttive  ed  i deliberati degli  organi  sociali  dell’EPC. Ogni comunicazione, con qualsiasi mezzo, dovrà   essere   limitata   all’ambito   territoriale   proprio   della sezione stessa, salvo espressa autorizzazione dell’Organo di Amministrazione.

1.7. Fermo restando quanto previsto dal presente regolamento, ciascuna Sede periferica è libera di organizzare la propria attività  con  le  modalità  ritenute  più  confacenti  ed  efficaci rispetto al raggiungimento a livello locale degli scopi dell’EPC.

1.8.Qualsiasi attività esterna, convegno, patrocinio o partecipazione ad eventi pubblici nei quali è presente il logo dell’Associazione devono essere concordati con il Presidente dell’Associazione che riporterà le istanze della sede periferica all’Organo di Amministrazione.

Art. 2 – ISTITUZIONE DI UNA SEDE PERIFERICA

2.1. Le Sedi periferiche dell’EPC possono essere istituite in ogni Regione del territorio nazionale.

2.2. L’istituzione di una Sede periferica avviene su iniziativa di un Comitato Promotore, composto da almeno 10 (dieci) soci possibilmente divisi in egual misura tra Soci Ordinari e Soci Esperti, il quale inoltra la proposta all’Organo di Amministrazione, con l’indicazione del referente cui si intende affidare la fase istitutiva. Alla proposta è allegato un programma di iniziative e l’indicazione di eventuali attività locali alla quali i Soci hanno partecipato.

2.3. Il Referente della Sede periferica, che deve essere un Socio Esperto, Il   Referente della Sede periferica indicato dal comitato promotore   trasmette   la   richiesta   di   istituzione   al   Presidente Nazionale dell’EPC   affinché   la   stessa   sia   posta   all’ordine   dei   giorno   della prima riunione utile dell’Organo di Amministrazione.   Qualora il Presidente Nazionale, sentiti i componenti dell’Organo di Amministrazione ritenga di non dar corso alla richiesta di istituzione di Sede periferica ne dà  notizia  al  Referente della sede periferica proposto dal comitato promotore, motivando la decisione presa. Della istituzione di nuove sezioni è comunque data notizia, per conoscenza nella prima seduta utile della Assemblea Generale dei Soci.

2.4. L’istituzione   di   una   nuova   sede   periferica   è   deliberata   dall’ Organo di Amministrazione a maggioranza semplice con la condizione sospensiva della elezione del Consiglio direttivo entro tre mesi. Decorso    tale    termine    senza    che    si    sia    proceduto    all’insediamento del    Consiglio di Sede Operativa, il provvedimento   di   istituzione   deve   ritenersi   revocato, salvo   diversa   determinazione   dell’Organo di Amministrazione che può nominare un Commissario. Nel provvedimento istitutivo è indicato il nominativo del Socio Esperto che dovrà  assumere,  in  veste  di  Commissario  straordinario,  la guida  temporanea  della  Sede  periferica  e  procedere,  entro  i tre mesi successivi la sua nomina, alla  convocazione dell’Assemblea dei Soci della costituenda sede periferica, per l’elezione del Consiglio direttivo;

2.5. La sede istituita assumerà la denominazione di  “EPC. –  Sede periferica della Regione…………….. (indicazione della regione)”

Art. 3 – CONVOCAZIONE DELLE ASSEMBLEE ELETTORALI SEZIONALI.

3.1.Gli Organi di Amministrazione delle Sedi periferiche sono eletti, conformemente a  quanto stabilito dal presente regolamento, dalle  Assemblee  dei  Soci  convocate  con  le  modalità  prescritte  dal  presente articolo. Essi rimangono in carica 2 (due) anni ed i componenti possono essere rieletti.

3.2. Le Assemblee possono essere convocate solo in due sessioni:  – sessione primaverile, entro il 30 di Aprile, per l’approvazione dei bilanci consuntivi e preventivi della Sede Regionale e delle previsioni di programmi operativi;- sessione straordinaria dietro richiesta motivata al Referente della Sede Periferica di almeno   ¾ dei soci della Sede regionale. – durante il periodo di commissariamento della Sede periferica e sino alla definizione della carica di Referente non è possibile indire assemblee che abbiano potere decisionale.

3.3. Possono partecipare alle Assemblee i soci che risultino iscritti all’Albo della EPC alla data della convocazione ed in regola con la quota sociale. La convalida dell’iscrizione è certificata dalla Segreteria della Sede Centrale.

3.4. A cura della Segreteria dell’EPC è aggiornata la situazione delle scadenze dei mandati degli organi sezionali.  Almeno sei mesi prima di detta scadenza al Referente della Sede periferica, ove nominato, la Segreteria Nazionale provvede a trasmettere la segnalazione di scadenza dei mandato degli organismi locali con l’invito a procedere al rinnovo dello stesso entro  il  semestre  indicato. Il Referente Regionale/Commissario determina   la   data   dell’Assemblea e la comunica   alla Segreteria Nazionale.  Almeno dieci   giorni   prima   della   data   dell’Assemblea   la Segreteria Nazionale trasmette al Referente/Commissario della sede periferica  l’elenco aggiornato dei soci aventi diritto all’elettorato.

3.7. Il   Referente    della    sede    periferica    procede    alla    convocazione    dell’Assemblea informando i Soci iscritti all’Albo della Sezione, anche se morosi, mediante: a) affissione presso la sede sociale dell’avviso di riunione con l’ordine dei lavori b) invio al domicilio di ciascuno di essi dì idonea e personale comunicazione recante l’avviso della riunione e l’ordine dei lavori. L’invio al domicilio dovrà essere effettuato  almeno 15 giorni prima della data prevista per la prima convocazione. c) invio tramite supporti informatici quali E-mail, Whatsapp ,Istagram, Telegram, Facebook o altro supporto in uso tra i soci purchè tra di essi concordato e comunicato dal Referente Regionale/Commissario al Presidente dell’EPC.

3.8. Ai fini dell’invio a domicilio, tale adempimento s’intende assolto anche qualora l’avviso venga inviato all’interno di notiziari, stampati, avvisi di attività, di manifestazioni, di iniziative ed altre pubblicazioni   periodiche   o   saltuarie, purché   siano   fornite   in   evidenza   le   stesse   notizie riportate nell’avviso affisso presso la sede sociale.

3.9. Qualora l’avviso di Assemblea venga inviato con le modalità di cui al punto precedente, la pubblicazione dovrà essere consegnata all’organizzazione incaricata della spedizione con un anticipo di almeno 30 giorni rispetto alla data fissata per la prima convocazione.

3.10. L’Assemblea   si   svolge   in   prima   ed   in   seconda   convocazione.   Quest’ultima   dovrà essere prevista nel giorno successivo a quello in cui era stata convocata la prima.

3.11. La validità delle riunioni è la seguente: a) in prima convocazione, l’Assemblea risulta valida se partecipa la metà più uno degli aventi diritto; b) in seconda convocazione l’Assemblea è valida qualsiasi sia il numero dei partecipanti.

3.12. All’Assemblea gli aventi diritto partecipano direttamente e personalmente. Non sono ammesse deleghe.

Art. 4 – MODALITA’ DI SVOLGIMENTO DELLA ASSEMBLEA

4.1 Il Presidente della sede periferica, quale primo atto,  provvedere  alla nomina del Presidente della Assemblea e di due scrutatori. Il Presidente della sede periferica non può essere il presidente dell’assemblea.

4.2. L’assemblea può deliberare, all’unanimità dei presenti, che l’elezione del Presidente dell’assemblea e dei due scrutatori avvenga per alzata  di  mano.  Qualora manchi l’unanimità, si procede alla votazione segreta utilizzando schede appositamente predisposte in precedenza.

4.3. Il Presidente dell’Assemblea, comunque nominato, procede alla esposizione dei punti all’ordine dei giorno, dando la parola a chiunque la chiede. Hanno diritto a prendere la parola in Assemblea esclusivamente i soci titolari dei diritto di voto. Sono ammesse deroghe a tale principio esclusivamente per consentire indirizzi di saluto da parte di Autorità, personalità dei mondo scientifico   e   culturale nel caso siano stati richiesti pareri inerenti gli argomenti oggetto dell’Assemblea, o di  rappresentanti   di   Istituzioni,   Enti   ed   Associazioni  e  dirigenti nazionali dell’EPC.

4.4. Al   termine   della   discussione   il   Presidente   dispone   il   passaggio   alla   votazione.   La votazione si svolge in due fasi: a) determinazione del numero dei consiglieri da eleggere. Tale deliberazione è assunta a scrutinio palese, per alzata  di  mano. L’assemblea delibera scegliendo un numero dispari tra 3 e 7.

b) elezione dei nominativi.  Tale elezione avviene comunque a scrutinio segreto, utilizzando le schede precedentemente preparate

4.5. Le schede vengono distribuite tra gli aventi diritto al voto previa vidimazione delle stesse costituita dal timbro della sede periferica e dalla  sigla  dei  Presidente  della Assemblea.

4.6 Terminata la votazione, il Presidente con l’ausilio dei due scrutatori procede allo spoglio delle schede e ne comunica il risultato.

4.7. Il Presidente dell’Assemblea redige, con l’assistenza dei due scrutatori,  il verbale della stessa e lo sottoscrive unitamente ai suddetti.

4.8. A cura del Presidente dell’Assemblea, entro 7 giorni dal  suo  svolgimento,  dovranno essere  trasmessi  alla  Presidenza  Nazionale a)  il verbale della assemblea sottoscritto come sopra   b)  le   schede   utilizzate   per   le   votazioni.   c)  copia   delle   accettazioni   delle   cariche sottoscritta da tutti gli eletti;

4.9. Sino alla data delle comunicazioni dell’Organo di Amministrazione centrale riguardanti le elezioni restano in carica gli organismi precedenti.

Art. 5. RATIFICA E VALIDITA’ DELLE ELEZIONI

5.1 Il Presidente Nazionale, ricevuta la documentazione descritta al punto 4,  propone  la ratifica delle elezioni da parte dell’Organo di Amministrazione Nazionale, che vi provvede con propria deliberazione,  da  comunicarsi  al  Referente  della  sede periferica  risultato  eletto. 

5.2 Qualora la documentazione trasmessa sia carente, risulti priva di qualche  componente formale oppure non sia sufficientemente chiara, il Presidente Nazionale richiede integrazioni al  Presidente  della  Assemblea,  il  quale  vi  deve  provvedere  entro  il  termine  di  30 giorni dalla comunicazione.

5.3 Qualora la documentazione pervenuta risulti non idonea per vizi o violazioni del presente regolamento, oppure nel caso in  cui  non  si  provveda  a  fornire  i  richiesti  chiarimenti entro  il termine  di  30  giorni,  oppure  gli  stessi  non  siano  idonei,  il Presidente Nazionale propone all’Organo di Amministrazione Nazionale di dichiarare non valide le elezioni.

5.4 L’Organo di Amministrazione Nazionale, nella deliberazione con  la  quale  dichiara  non  valide  le  elezioni, valutata la situazione  locale  e  la  gravità  degli  elementi  che  hanno  dato  luogo  alla  mancata  ratifica, procede  a   determinare  la  situazione  degli  organi  sezionali  in  carica,  prorogando,  per  un periodo  non  superiore  a  sei  mesi,  il  mandato  degli  organi  precedenti,  ovvero  nominando  un Commissario  straordinario,  con  delibera  immediatamente  efficace,  da  sottoporre alla ratifica Dell’Organo di Amministrazione Nazionale.

Art.6. FUNZIONAMENTO DELLE SEDI PERIFERICHE

6.1 Fatto salvo quanto previsto dallo Statuto sociale, i Consigli direttivi delle sedi periferiche debbono: a) riunirsi almeno una volta ogni tre mesi per l’esame delle attività e delle iniziative in corso o in programma; b) stilare su apposito libro  un  verbale  delle  deliberazioni  assunte  nel  corso  delle  proprie riunioni.

Art. 7 – FUNZIONAMENTO DEI COORDINAMENTI REGIONALI

7.1 Viene istituito, come previsto dallo Statuto nazionale un Coordinamento delle Sedi periferica che è presieduto dal Coordinatore delle Sedi periferiche nominato dall’Organo di Amministrazione ed è composto dai Referenti  o  Commissari  straordinari  delle  Sedi periferiche.  I Referenti delle Sedi periferiche, in caso di impossibilità a partecipare  possono  delegare  in  loro  rappresentanza  un  componente  dei Consiglio Direttivo della sede stessa.

7.2. Fatte salve le previsioni contenute nello Statuto il Coordinamento delle Sedi periferiche deve riunirsi almeno 1 volta all’anno in via ordinaria per l’esame delle questioni e delle iniziative da intraprendere a livello regionale. Tale riunione viene presieduta dal Coordinatore delle Sedi periferiche Nazionale.

Art. 8 – TENUTA DELL’ALBO DEI SOCI

8.1 Gli iscritti alle Sedi periferiche dell’EPC sono iscritti nell’Albo generale dei Soci All’atto della costituzione della Sede periferica i soci residenti nella regione vi saranno iscritto d’ufficio. E’ compito del Referente della Sede periferica redigere una relazione sul socio richiedente l’iscrizione all’albo dei Soci da inviare all’Organo di Amministrazione al fine di poter ampliare il giudizio di quest’ultimo sulla accettazione del richiedente. Detta relazione non è vincolante ai sensi dell’accettazione dell’iscrizione ma serve per completare il quadro di carattere esclusivamente professionale del richiedente.